近年、サロンにおけるペーパーレス化の推進が加速しており、その中で電子帳簿保存法の理解は不可欠となっています。2022年1月の改正により、電子データによる帳簿・書類の保存がより容易になり、業務効率化への期待が高まっています。本記事では、改正された電子帳簿保存法の概要、対象書類、保存要件、そして2024年からの電子データ保存義務化に向けた準備について、より詳細に、そして分かりやすく解説します。特に、2024年からの義務化を控え、サロンが直面する課題と具体的な対策について焦点を当て、実践的な情報を提供します。
電子帳簿保存法（電帳法）とは
電子帳簿保存法とは、税務関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。従来は紙での保存が原則でしたが、本法の制定により、電子データによる保存が特例として認められるようになりました。この特例は、社会情勢の変化やIT技術の発展に対応するため、段階的に拡大されてきました。2022年の改正では、ペーパーレス化の促進を目的として多くの要件が緩和され、電子データによる保存がより現実的なものとなりました。しかし、同時に電子データ保存の義務化も進められており、サロンは法令の理解と適切な対応が求められています。これは単なる手続きの簡素化ではなく、データセキュリティやコンプライアンスの観点からも重要な課題となっています。
電子帳簿保存の3つの方法
電子帳簿保存法に基づいて電子データを保存する方法は、大きく分けて3種類あります。それぞれの方法には、メリット・デメリット、そして必要なシステム要件が異なります。適切な方法を選択し、運用することが重要です。
① 電子帳簿等保存
パソコンで作成したデータを電子的に保存する方法です。ハードディスクやSSD、USBメモリだけでなく、クラウドサービスを利用したサーバーへの保存も含まれます。データの作成者がパソコンで一貫して処理を行う必要があり、データの整合性と信頼性を確保することが求められます。クラウドサービスを活用することで、データの共有やアクセス管理が容易になり、複数拠点での業務効率化にも繋がります。しかし、クラウドサービス利用時は、セキュリティ対策、データ漏洩対策、サービス提供元の信頼性などを十分に検討する必要があります。また、データの改ざん防止策として、電子署名やアクセスログの記録、アクセス権限管理などの対策を講じることが重要です。不正アクセスやデータ改ざんによる税務調査のリスクを軽減するためにも、堅牢なセキュリティ体制の構築が不可欠です。
② スキャナ保存
紙の書類をスキャナやスマートフォンで撮影し、電子データに変換して保存する方法です。改ざん防止のため、システム要件や保存期間に制限があります。具体的には、画像データの解像度、ファイル形式、メタデータ（ファイル名、作成日時など）の保存、タイムスタンプの付与などが求められます。改正後、タイムスタンプ付与までの期間は最長で約70日（2ヶ月とおおむね7営業日）以内とされていますが、これはあくまでデータの改ざんを防止するための猶予期間であり、迅速な処理が求められます。また、スキャナ保存では、紙の書類を正確にデジタル化することが重要です。文字認識（OCR）技術を活用することで、データの検索性を向上させることができます。ただし、OCRの精度には限界があるため、重要な書類については、人による確認も必要です。さらに、スキャナ保存においても、データの改ざん防止策として、アクセスログの記録やアクセス権限管理などの対策を講じる必要があります。タイムスタンプの付与が不要となるケースもありますので、国税庁のガイドラインを詳細に確認することが重要です。
③ 電子取引データ保存
電子データで受領する書類や電子明細を保存する方法です。改ざん防止措置を講じたシステムを利用していれば、タイムスタンプの付与は必ずしも必要ありません。インボイス制度においても、適格請求書を電子データで保存することが認められており、この電子データは「電子インボイス」と呼ばれます。電子インボイスは電子帳簿保存法に準じて保存する必要があります。電子取引データ保存においては、データの真正性と完全性を確保するための対策が重要です。例えば、電子署名、ハッシュ値の記録、データの暗号化などが挙げられます。また、データの破損や消失を防ぐために、定期的なバックアップやデータの冗長化などの対策も必要となります。特に、電子インボイスのように重要な取引データについては、万全のセキュリティ対策を講じる必要があります。 電子取引データの保存方法としては、専用のシステムを使用したり、クラウドサービスを利用したりする方法があります。システムを選択する際には、セキュリティ機能、操作性、コストなどを考慮する必要があります。
電子帳簿保存法の対象書類
電子帳簿保存・スキャナ保存・電子取引データ保存の対象となる書類は、仕訳帳、総勘定元帳、補助元帳などの「国税関係帳簿」、貸借対照表、損益計算書、納税申告書などの「国税関係書類」です。これらの書類は、税務調査の際に提出を求められる可能性があるため、正確に保存することが重要です。さらに、取引関係書類（領収書、請求書、発注書、見積書、契約書など）についても、自ら作成した書類の写しは電子帳簿保存の対象となります。相手から受け取った書類は、原則としてスキャナ保存の対象となります。インターネット取引や電子メールでの取引は電子取引に該当し、電子的に保存する必要があります。ただし、手書きの主要簿（例えば、現金出納帳の一部を手書きで記録している場合など）や、法令で紙媒体での保存が義務付けられている書類などは対象外となります。 具体的にどのような書類が対象となるのか、自社の業務内容を精査し、国税庁のガイドラインを参照しながら、漏れなく正確に把握することが重要です。 また、取引先との間で電子データのやり取りを行う際には、データの改ざん防止やデータの完全性の確認について、事前に合意しておくことが重要です。
電子帳簿保存法の対象者
原則として、国税関係帳簿書類の保存義務のある全てのサロンや個人事業主が対象です。事業規模は問いません。ただし、国税関係帳簿書類を一切作成・保有しない事業者は対象外となります。 近年は、個人事業主であってもオンライン取引を行うケースが増加しており、電子帳簿保存法の対象となる可能性が高まっています。事業規模の大小に関わらず、全ての事業者は、法令の適用範囲を正確に理解し、適切な対応を行う必要があります。 特に、新たに事業を始める際には、電子帳簿保存法への対応を事業計画に含めることが重要です。
電子データの保存要件
電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存、それぞれに保存要件が定められています。詳細は国税庁の資料をご確認ください。重要な点は、改ざん防止、検索機能の確保、保存期間の遵守です。 改ざん防止に関しては、アクセス制御、ログ管理、電子署名などの対策が挙げられます。検索機能の確保に関しては、データの整理・分類、適切なファイル命名、メタデータの活用などが重要です。保存期間は、国税関係帳簿書類の種類によって異なりますが、一般的には7年間です。 特にスキャナ保存では、解像度（最低でも300dpi）、ファイル形式（PDF/Aなど）、タイムスタンプの付与、保存期間など、細かい要件が定められています。これらの要件を満たさない場合、税務調査において不利な扱いを受ける可能性があります。 電子データ保存システムを選択する際には、これらの要件を満たしているかを確認する必要があります。 また、保存要件を満たすだけでなく、データのバックアップ、災害対策なども考慮する必要があります。万が一、データが消失した場合でも、事業継続を確保するために、適切な対策を講じる必要があります。
2022年の法改正で何が変わったか
2022年1月の改正では、電子帳簿保存とスキャナ保存について、税務署長の事前承認制度が廃止され、手続きが簡略化されました。これは、ペーパーレス化の促進を目的とした大きな変更です。スキャナ保存では、タイムスタンプ付与までの期間が最長約70日に統一され、複数人によるチェックや定期検査も不要となりました。これにより、スキャナ保存の手続きが大幅に簡素化されました。電子取引データでは、紙への出力保存が原則禁止となりました。これは、電子データ保存の徹底を図るための重要な変更です。ただし、消費税関連の電子取引については、例外的に紙での保存が認められていますが、その例外も2024年以降はなくなる方向です。 これらの改正により、電子データによる帳簿・書類の保存がより容易になりましたが、同時に、電子データの適切な管理・保存の重要性が増しています。サロンは、改正内容を理解し、適切な対応を行う必要があります。 法改正に伴い、システムの更新や運用ルールの変更が必要となる可能性があります。早期に現状を把握し、必要な対策を講じるべきです。
電子データ保存義務化
2024年1月から、原則として国税関係帳簿書類の電子データ保存が義務化されます。2023年12月末までは、紙への出力保存も認められていましたが、2024年1月以降は、法令で定められた要件を満たした電子データ保存が必須となります。これは、税務行政の効率化とペーパーレス化を推進するための重要なステップです。 サロンは、2024年1月までに、自社の状況に合った電子データ保存システムの導入と運用体制の整備を完了させる必要があります。 義務化に間に合わない場合、税務調査において不利な扱いを受ける可能性があります。 そのため、早期の準備と計画的な対応が不可欠です。 システム導入だけでなく、従業員への教育・研修、データ管理体制の整備なども重要です。
電子データ保存を行う際の注意点
電子データ保存では、紙での一元管理が難しくなるため、電子データの一元管理システムの構築が重要です。データの分散管理は、データの紛失・破損リスクを高め、税務調査への対応も困難になります。 また、不正行為に対するペナルティが強化されているため、改ざん防止策やアクセス管理を徹底する必要があります。アクセス権限の適切な設定、アクセスログの記録、不正アクセス検知システムの導入などが重要です。 さらに、システム障害や災害によるデータ消失への対策として、データのバックアップ、災害対策計画の策定、事業継続計画（BCP）の策定などが重要となります。 これらの対策を講じることで、税務調査への対応、事業継続性の確保、サロンのリスク軽減に繋げることができます。 システム導入後も、定期的なメンテナンスやシステムのアップデートを行うことで、常に最新のセキュリティ対策を維持することが重要です。
まとめ
改正電子帳簿保存法は、ペーパーレス化と業務効率化を促進する一方、電子データの適正な保存と管理を義務づけています。2024年1月からの電子データ保存義務化に向けて、サロンは、自社の状況に合った電子データ保存システムの導入と運用体制の構築を急ぐ必要があります。国税庁の資料を参考に、最新の法令内容を正確に理解し、対応を進めることが重要です。 システム導入は、単なるシステムの購入だけでなく、導入後の運用、従業員教育、セキュリティ対策、そして継続的なメンテナンスまでを含む、総合的な取り組みが必要です。 早めの準備と計画的な対応によって、スムーズな移行を実現し、法令遵守と業務効率化の両立を目指しましょう。専門家のアドバイスを受けることも有効な手段です。 また、法令改正の情報収集にも継続的に取り組むことが重要です。
